PDF dokumentai jau seniai tapo šiokiu tokiu standartu dokumentų apsikeitimui, jeigu reikia persiųsti tokį dokumentą, kurio negalima redaguoti, o tiesiog perskaityti ar susipažinti. Šis procesas turėjo paspartinti popieriaus išnykimą iš biurų, tačiau organizacijos AIIM atliktas tyrimas rodo priešingą vaizdą.

Tyrimo metu buvo apklausti 395 IT kompanijų atstovai, pagrindinis jiems užduotas klausimas buvo toks - kas vyksta toliau su atsiųsta PDF sąskaita-faktūra, kai įmonė ją gauna? Net 77 procentai respondentų teigia, kad atsiųstą sąskaitą... atspausdina. Ir tai dar ne viskas - 16% iš jų pasirašo sąskaitą ir skenuoja, kad patalpintų atgal į savo dokumentų saugojimo sistemą. Taip pat apie dešimtadalis apklaustųjų teigia, kad sąskaitas spausdinti kartais tenka ne po vieną kartą.

Taigi, toks tyrimas verčia užduoti retorinį klausimą - kada mes tikrai turėsime visiškai elektroninį dokumentų cirkuliavimą, be būtinybės spausdinti dokumentus saugojimui popieriniame archyve? Be abejo, ne viskas taip blogai, nes tyrimo metu buvo kalbama apie sąskaitas, kitokio tipo dokumentai gali būti ir "labiau pažengę" - saugomi elektroniniu formatu, jei tik jiems nereikalingas patvirtinimas įprastiniu parašu ar antspaudu.

Ką gi, nepaisant technologinių priemonių galimybių, vis tiek beveik kiekvieno biuro darbuotojai apkrauti popieriais. O jums ar tenka susidurti su pertekliniu popieriaus naudojimu įmonėse?

Povilas Širvinskas